Dagboek van weddingplanner theway2yourwedding

Een bruiloft organiseren........"peanuts"? .........of toch niet?

Vaak hoor ik om me heen van bruidsparen dat zij het inschakelen van een weddingplanner een (overbodige) luxe vinden. Bruidsparen zien het nut er helemaal niet van in of vinden het veel te leuk om zelf te organiseren. Dat organiseren valt toch reuze mee. Het uitzoeken van leveranciers moet te doen zijn. Het ceremoniemeesterschap op de dag zelf wordt veelal overgedragen aan een familielid of (beste) vriend of vriendin. No worries. Dat komt helemaal goed:-) ....of niet toch?

Niet één bruidspaar is hetzelfde en daar waar het ene bruidspaar een knalfeest wil geven met alles erop en eraan wil een ander bruidspaar het klein houden en vieren met een selecte groep familie en vrienden. Maar volgens mij wil iedereen, los van de invulling van deze dag, een on-ver-ge-te-lijke, goed georganiseerde en prachtige trouwdag beleven waar je nog heel lang en met heel veel plezier aan kunt terugdenken.

Een weddingplanner is (te) duur?

If you think it's expensive to hire a professional...wait until you hire an amateur.

Natuurlijk zijn er kosten gemoeid met het inschakelen van een professional. Dat geldt voor alle leveranciers die je betrekt bij de organisatie van jullie bruiloft. Maar een goede weddingplanner zal jullie veel zorgen, gedoe en druk uit handen nemen, jullie tijd en geld besparen en op de huwelijksdag zelf ervoor zorgen dat elke gast zich ook echt gast kan voelen en dat jullie absoluut niet over je schouder mee hoeven te kijken of alles wel goed gaat, of iedereen op tijd is en of de zaken die jullie met zoveel zorg en aandacht hebben voorbereid ook daadwerkelijk tot z'n recht komen.
Zoals ik op mijn startpage al aangaf is het organiseren van een bruiloft een professioneel event waar een héleboel bij komt kijken. Een greep uit wat zaken die heel belangrijk zijn en die bij de meeste bruiloften aan bod zullen komen zijn onder andere:

Het analyseren en verdelen van het budget en het opstellen van de budget controle.
Het plannen van afspraken, deadlines en timing.
Het zoeken naar en het selecteren van de verschillende leveranciers.
Het aanvragen van offertes, het onderhandelen en reserveren van leveranciers.
De inspectie en coördinatie van de verschillende leveranciers.
Het creatief consult om de rode draad die door de bruiloft heenloopt te bepalen.
Het vertalen van deze rode draad in de verschillende aspecten van de bruiloft en het imago.
Het speciaal voor het bruidspaar creëren van een compleet, goed voorbereid plan voor de bruiloft.
Het creëren van de inrichting en het bestuderen van decors.
Het regelen en organiseren van eventuele overnachtingen en het vervoer van de gasten.

Hieronder gun ik jullie een kijkje in de keuken van deze planner.....en laat jullie zien wat er allemaal geregeld moet worden. Lees mee en oordeel zelf:-)

 

27 december 2015

Mijn eerste kennismaking met bruidspaar, kindjes, hond, kat en cavia.

Deel 1

Tijdens deze dagen vallen er een heleboel I do's. Kerstmis is immers the most wonderful time of the year en dus een zeer geschikt moment om je geliefde ten huwelijk te vragen.
Maar ook verjaardagen, trouwdagen van ouders, de datum waarop je elkaar hebt leren kennen of een datum waarop je een bijzondere herinnering hebt "doen het goed".
Anyway, zo'n aanzoek is niet niks. Als je je eerste tranen van geluk hebt gedroogd begin je al snel te mijmeren en te dromen over jullie huwelijk.

Niet zo lang geleden opende ik mijn mailbox met een S.O.S. berichtje van een enthousiast gezin. Yvonne schreef dat zij niet lang daarvoor totaal was verrast door haar vriend met een huwelijksaanzoek. Na tien samen en twee kindjes, hond, kat en cavia verder had zij dit helemaal niet meer verwacht. Het gezin is meer dan blij! "WIJ" gaan trouwen was het onderwerp van de mail.
Yvonne schreef dat zij niet zo'n planner was en met haar drukke gezin nauwelijks tijd had voor andere zaken dan haar gezin.
Zij wilden ook geen van hun vrienden of familie belasten met de organisatie of het ceremoniemeesterschap van hun bruiloft.

Yvonne en Johan wilden dolgraag een afspraak om kennis te maken met mij en zo reed ik twee weken later in voor mijn gevoel 'the middle of no where" in mijn knalrode auto op zoek naar het huis van het gelukkige gezin.

Mijn eerste begroeting was met de hond die heel hard de oprijlaan kwam afgerend en mij kwispelend begroette. Daarachter kwamen twee kleine schattige meisjes aangehold en een moeder die zich verontschuldigde. De dametjes waren niet te houden toen ze hoorden dat de weddingplanner was gearriveerd.
"Wij gaan trouwen, wij gaan trouwen". Ik had voor allebei een groot rood snoephart meegenomen en de eerste twee dikke en dankbare zoenen werden uitgedeeld.

Zelfs oma was gekomen om kennis te maken met mij en de meisjes daarna mee te nemen voor een flinke wandeling zodat wij in alle rust over alle trouwplannen konden spreken.
Niet lang daarna zat ik met een grote cappucino en een door het gezin zelfgebakken appeltaart met een grote dot slagroom aan een grote gezellige tafel die vol lag met foto's van trouwlocaties, bruidskleding, wijnen bridal magazines en twee stralende gezichten aan de andere kant van de tafel. Ik voelde me nogal....welkom.

De klik met het bruidspaar.....

Een kennismakingsgesprek is belangrijk zo niet noodzakelijk om uit te vinden of de klik er is. Dat klinkt cliché, maar is onontbeerlijk voor een goede samenwerking. Je wilt als bruidspaar immers geen stress, geen zorgen en het vertrouwen kunnen hebben dat ik als professional zorg voor een perfect georganiseerde trouwdag.

Zo'n eerste gesprek is nog een beetje onwennig. Ik vertel in het kort wie ik ben, waarom ik weddingplanner ben en hoe het allemaal werkt en dan wil ik ontzettend graag horen van het bruidspaar hoe hun trouwdag eruit moet zien zonder restricties. Het is belangrijk om te denken in mogelijkheden en in hoe we deze zoveel mogelijk kunnen realiseren.

© theway2yourwedding 27-12-2015

Deel 2

Hoe ziet jullie droomhuwelijk er uit?

Mijn ogenschijnlijk simpele vraag "en....vertel eens...hoe ziet jullie droomhuwelijk er uit", zorgt voor een overload aan informatie. Binnen no-time ligt de hele tafel vol met voorbeelden van thema's en locaties, DIY's en foto's van sfeerimpressies.
Twee stralende gezichten die, zo blijkt, er samen al flink over hebben gesproken. Het zijn nog allemaal losse puzzelstukjes, wensen, dromen en een globaal "zo moet het ongeveer worden". Maar wat wordt het leuk!! Een losse en ontspannen bruiloft, bij voorkeur buiten, zonder dresscode, veel gezelligheid, geen vaste rituelen, geen bruidstaart. Vuurkorven, foodtrucks, vrolijke kleuren, veel kindjes en vooral ook veel vermaak voor de kindjes.
Het is al snel duidelijk dat het ontwerpen van de bruiloft het bruidspaar goed afgaat en dit willen ze ook heel graag zelf doen.

Het bruidspaar ziet op tegen het organiseren van hun trouwdag

Yvonne slaakt een diepe zucht. Wat denk je Inge? Zou dit zo op deze manier kunnen gaan lukken?
Natuurlijk gaat dit lukken! De bruid-to-be toont mij vervolgens wat schetsen die er echt prima uitzien. Vervolgens geeft ze al aan dat dit het deel is waar ze zo ontzettend van geniet. Maar zij zien erg op tegen de organisatie van de dag. Het zoeken naar goede en betrouwbare leveranciers, het maken en bewaken van een budget- en tijdsplanning en daar ook gevolg aan geven. Wat zij ook heel lastig vinden én helemaal niet leuk is het maken van een gedetailleerd draaiboek.
Als ik een beetje doorvraag blijkt dat de volgorde van de activiteiten op de dag ook nog een "dingetje is" want daar zijn ze nog niet helemaal uit.

Ik heb voor nu voldoende informatie en vraag het bruidspaar of zij nog vragen hebben voor mij. Ik spreek af dat ik ze snel een voorstel zal doen en dat ik daarna weer even contact opneem. De twee kleine meisjes komen ook nog even zwaaien naar mij en vervolgens rijd ik met mijn auto weer richting bewoonde wereld. Mijmerend over de trouwdag van dit ontzettend leuke gezin. Mijn volgende stap is het opschrijven van de wensen van het bruidspaar en het maken van de vertaalslag naar mijn taken als weddingplanner. Eerlijk gezegd kan ik niet wachten om aan de slag te gaan!

© theway2yourwedding 08-01-2016